IVR Manager

Het is natuurlijk handig om te weten of er is gebeld naar het servicenummer of naar uw eigen nummer. Wellicht wilt u de telefoon anders opnemen?

De medewerker die de oproep beantwoord wordt vooraf geïnformeerd door een tekst. Het is ook mogelijk om het servicenummer mee te sturen in plaats van het nummer van de beller. Op deze manier ziet u in uw scherm staan dat er naar het servicenummer is gebeld.

Bij een 0800-nummer is het helaas zo dat als iemand vanaf een mobiele telefoon belt er een toeslag toegang mobiel gerekend wordt. Dit is bepaald vanuit de mobiele providers en hier kunnen wij helaas niets aan doen.

Wel kunnen wij met deze faciliteit ervoor zorgen dat uw nummer niet te bereiken is vanaf een mobiele telefoon. Vermeld bij het publiceren van uw nummer altijd even “alleen te bereiken vanaf een vaste lijn”.

Soms kan het voorkomen dat u wordt gebeld door zogeheten plaagbellers. Vooral bij een 0800-nummer is dit natuurlijk vervelend en deze faciliteit helpt daarbij.

U kunt vervelende telefoontjes van betrokken bellers blokkeren voor de duur van 3 maanden. Dit ongeacht of het gaat om een vast, mobiel of geheim nummer.

Kunnen oproepen niet worden beantwoord bij bezet dan zorgt deze faciliteit ervoor dat gesprekken automatisch naar een alternatieve eindbestemming worden doorverbonden.

U kunt via ons platform zelf eindbestemming wijzigen. Lees in ons blogbericht hoe u zelf uw eindbestemmingen kunt wijzigen. U kunt ons ook altijd even een mailtje sturen en dan maken wij het voor u in orde.

De gesprekken worden opgenomen en per mail verstuurd. Het is wettelijk verplicht om de beller van te voren te informeren over het feit dat het gesprek wordt opgenomen (voor bijvoorbeeld trainingsdoeleinden).

Gebruikt u het servicenummer voor meerdere doeleinden, bijvoorbeeld voor storingen, een helpdesk en marketing? Door gebruik te maken van een keuzemenu kunt u ervoor zorgen dat bellers direct met het goede loket worden doorverbonden. Dit scheelt u tijd, want uw klanten krijgen meteen de juiste medewerker aan de telefoon.

TIP: Maak uw keuzemenu niet te lang. Dit kan mensen afschrikken.

Lees ons blogartikel voor meer uitleg over het keuzemenu.

Wilt u de binnenkomende gesprekken door meerdere medewerkers laten beantwoorden en daar maximale regie over hebben?

Met deze faciliteit kunt u zelf bepalen hoe binnenkomende gesprekken over uw medewerkers worden verdeeld. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle gesprekken naar een bepaalde groep medewerkers te laten doorschakelen, maar dat er alleen in geval van pieken/overbelasting ook wordt doorgeschakeld naar een andere groep medewerkers.

Voorafgaand aan een gesprek kunt u de beller een boodschap laten horen. U kunt de beller bijvoorbeeld een welkomstbericht laten horen of hem erop wijzen dat hij zijn ticketnummer bij de hand moet houden.

Deze faciliteit lijkt op de postcode routering. Alleen bepaalt het systeem zelf al wat het netnummer is van de beller en op basis daarvan wordt er doorgeschakeld naar een bepaalde eindbestemming.

De postcoderoutering is ideaal als u meerdere vestigingen hebt door het hele land. Uw klanten worden gevraagd om hun postcode op te geven waarna de gesprekken op basis van herkomst worden doorgeschakeld naar de eindbestemmingen.

Hierdoor komen uw klanten altijd uit bij de vestiging die het dichtste bij hun in de buurt is.

Wij kunnen vooraf bepaalde gegevens voor u opslaan, welke u real time kunt inzien. Denk hierbij aan gegevens zoals aantal gemiste gesprekken, waar vandaan gebeld is, gespreksduur, waar naartoe is doorgeschakeld of hoe lang uw klanten in de wachtrij staan.

Door het bijhouden van deze gegevens kunt u testen in hoeverre uw klanten goed te woord worden gestaan. Ook krijgt u een goed beeld wanneer uw klanten voornamelijk bellen en hiermee kunt u rekening houden qua personeel.

Afhankelijk van dag en tijdstip kunnen gesprekken naar verschillende bestemmingen (of faciliteiten) worden doorgeschakeld.

Stel u wilt dat uw klanten tijdens kantoortijden gewoon binnenkomen zodat u of een medewerker de telefoon kan aannemen, maar buiten kantoortijden moet de beller te horen krijgen dat uw bedrijf gesloten is. Daarna kan de beller bijvoorbeeld een voicemail inspreken.

Om dit in te regelen kunt u gebruik maken van een tijd en datum routering. Ook kunt u hiermee regelen dat ook tijdens feestdagen anders wordt doorgeschakeld.

U bepaalt natuurlijk zelf de tijden en dit is altijd aan te passen.

Een voicemail kent iedereen natuurlijk wel. Onze faciliteit “voice2mail” zorgt er ook voor dat de beller een bericht kan inspreken en u ontvangt het ingesproken bericht in uw mailbox in de vorm van een wave bestand.

Deze faciliteit kunt u goed combineren met een tijd en datum routering, zodat beller buiten kantoortijden een voicemailbericht kunnen inspreken.

Deze functie geeft de mogelijkheid om bellers in een wachtrij te zetten wanneer het bestemmingsnummer in gesprek is of het maximum aantal gesprekken is bereikt.

Zo kunt u op drukke momenten uw bellers helpen ook al heeft u niet voldoende personeel om deze bellers direct te woord te staan. U kunt de beller informeren middels een standaard of een door u aangeleverde meldtekst.

De beller krijgt een muziekje te horen terwijl zij in de wacht staat. Ook kunt u ervoor kiezen dat zij horen hoeveel wachtenden er nog voor hen zijn.